Organisation événementiel : les fondamentaux à maîtriser
Définir les objectifs de votre événement
Pour une bonne organisation d’événementiel, il y a un schéma clair à chaque événement. Une organisation événementielle réussie repose sur un schéma clair défini pour chaque événement. On commence par une question simple : pourquoi l’organisez-vous ? C’est votre objectif qui va guider toutes les décisions. Souhaitez-vous marquer un anniversaire, remercier vos équipes, lancer un produit ou renforcer votre notoriété ? Une fois cette intention définie, tout le reste s’aligne naturellement. Chez Au Carré, on adore créer un fil rouge. Ce fil conducteur donne du sens et raconte une histoire cohérente du début à la fin. Il aide vos invités à se sentir impliqués et à comprendre votre message sans effort. Cela peut passer par une scénographie pensée autour d’un thème, une animation récurrente ou un format original. Sans objectif clair, on s’égare vite. Avec un fil rouge, on construit un événement fluide, impactant et aligné à vos valeurs.
Identifier les publics cibles et leurs attentes pour votre organisation d’événementiel
On ne conçoit pas un événement de la même manière selon les invités attendus. Clients, collaborateurs, prospects ou fournisseurs… le public va influer sur chaque choix. C’est le public qui donne le ton : contenu, format, lieu, animations et ambiance. Un séminaire interne ne se pense pas comme une inauguration ou un lancement de produit. Chez Au Carré, nous nous adaptons en permanence. Avant de produire, nous vous écoutons pour identifier vos attentes, habitudes et besoins. Un public bien ciblé garantit un événement mieux orienté et une expérience réussie.
Choisir un format adapté : présentiel, hybride ou digital ?
Le format de l’événement dépend surtout de la mobilité de vos participants. Si vos invités viennent des quatre coins de la France, le digital ou l’hybride peut être un choix plus pertinent. C’est une solution souple et inclusive. Et puis, côté environnement, c’est un vrai plus car moins de déplacements, moins d’impact carbone. Quand la proximité est là, le présentiel reste idéal pour créer du lien et vivre des émotions ensemble. À chaque projet, son format adapté.
Élaborer un rétroplanning efficace
Un rétroplanning bien construit dès le départ, c’est la garantie de respecter toutes les deadlines en amont. Plus on est carré en préparation, plus on augmente nos chances de l’être le jour J. Toutefois, même avec une organisation rigoureuse, le jour J, il faut être prêt à assurer. Le moindre imprévu peut survenir, mais une bonne planification laisse une marge de manœuvre pour gérer tout ça sereinement.
Les coulisses d’une organisation événementiel réussie
Le rôle de chef de projet dans l’organisation événementiel
Le chef de projet est le chef d’orchestre de votre événement. Il coordonne les prestataires et anticipe chaque imprévu. Ensuite, il veille au respect du budget et des délais. Il reste votre point de contact unique. Grâce à son suivi rigoureux, vous gagnez en sérénité. Ainsi, votre événement se déroule comme prévu, sans surprise et vous n’avez qu’a profiter !
Coordination des prestataires et gestion des imprévus pour votre organisation d’événementielle
D’abord, le chef de projet établit un planning clair pour chaque prestataire. Ensuite, il maintient un contact permanent pour synchroniser les interventions. La réactivité face aux imprévus est capitale. Chaque changement de lieu ou panne technique se gère en temps réel. Ainsi, l’équipe reste alignée et les solutions se mettent en place sans briser l’expérience. Vous profitez alors de votre événement en toute confiance.
Logistique et technique : les étapes clés à ne pas négliger
D’abord, définissez les besoins techniques : sonorisation, projection vidéo et éclairage adapté à votre scénographie. Ensuite, sélectionnez du matériel fiable, conforme aux normes. Puis, testez chaque installation avant l’accueil des invités. Parallèlement, coordonnez les prestataires techniques pour éviter les doublons. Pensez à la redondance pour la diffusion sonore et vidéo. N’oubliez pas les délais de montage et démontage. Enfin, vérifiez le bon fonctionnement le jour J pour une expérience sans faille.
L’importance de la communication avant, pendant et après
Avant l’événement, envoyez un save the date pour assurer visibilité et inscriptions. Ensuite, diffusez une invitation teaser animée par la thématique pour générer un intérêt. Prévoyez un rappel par e-mail une semaine avant et 2 jours avant afin de maximiser la présence. Intégrez toujours le programme détaillé dans vos communications pour guider vos participants et limiter la confusion. Sur place, soignez la cohérence visuelle : kakémonos, écrans digitaux, vidéos et signalétique directionnelle renforcent votre univers et orientent vos invités. Pendant l’événement, partagez les temps forts en live sur les réseaux et encouragez l’usage d’un hashtag dédié. Enfin, après l’événement, envoyez un e-mail de remerciement personnalisé, partagez une galerie photo en ligne et lancez une enquête de satisfaction rapide. Cette boucle complète prolonge l’engagement et optimise les prochains rendez-vous.
Vers une organisation événementiel plus responsable et créative
Intégrer des pratiques écoresponsables dès la conception
Pour réduire l’empreinte carbone, privilégiez le digital : programmes, invitations et badges passent par une application dédiée. De plus, limitez le papier au strict minimum et récupérez les contenus en fin d’événement pour réutilisation. Ensuite, sélectionnez un traiteur éco-responsable qui mise sur les produits locaux, de saison et issus de circuits courts. Par ailleurs, préférez une vaisselle réutilisable ou compostable pour minimiser les déchets. Optez pour du mobilier et une scénographie en location ou upcyclés pour donner une seconde vie aux éléments de décor. Pensez aussi au tri sélectif sur place et installez des points de collecte clairement identifiés. Encouragez les transports groupés ou le covoiturage pour réduire les déplacements individuels. Enfin, compensez les émissions résiduelles via un projet certifié et choisissez un éclairage LED basse consommation pour l’ensemble de votre installation.
Miser sur l’innovation pour surprendre les participants
Pour captiver vos invités, engagez un serveur robot autonome. Ce robot distribue boissons et amuse-bouche. Il interagit de façon ludique, créant un effet « waouh » immédiat. Vous pouvez aussi installer un avatar digital pour guider vos participants. Cet assistant virtuel répond aux questions et oriente le public. Il renforce votre identité visuelle tout en offrant un point de contact inédit. Ensuite, vous pouvez proposer une animation participative via QR codes. Vos invités répondent en direct à un quiz ou sondage sur smartphone. Les résultats s’affichent en temps réel sur grand écran, stimulant la compétition. De plus, un mur interactif en réalité augmentée immerge vos participants dans votre univers. Ils personnalisent des visuels et repartent avec une création numérique unique, à partager sur les réseaux. Enfin, misez sur un photobooth ou une table tactile collaborative. La table tactile favorise la co-création de contenus, comme un poster collectif à assembler ensemble.
Accessibilité et inclusion : des priorités à intégrer
D’abord, sélectionnez un lieu bien desservi pour métro, bus ou tram. Vérifiez l’accès PMR : rampes, ascenseurs, sanitaires adaptés. Installez un cheminement balisé. Ensuite, soignez l’éclairage et les contrastes pour améliorer la visibilité.
De plus, pour les malentendants, proposez interprète LSF, boucle magnétique et sous-titrage en direct. Pour les non-voyants, offrez audio-description, plans tactiles et documents en braille ou gros caractères. Pensez à un formulaire d’inscription accessible et à un site internet conforme aux normes. Enfin, prévoyez une salle calme pour les personnes hypersensibles et un menu adapté aux régimes particuliers.
L’organisation événementiel selon Au Carré
Une équipe soudée au service de vos projets
Une équipe soudée au service de vos projets. Vous êtes accompagné par un interlocuteur unique, garant d’une relation fluide et personnalisée. Il recueille vos besoins, paramètre les grandes lignes et planifie les étapes clés du projet. En coulisses, l’équipe partagée reçoit un briefing détaillé, reprend vos attentes et se prépare à intervenir si besoin. Scénographie, technique, communication ou logistique : chacun connaît son rôle pour respecter le fil rouge convenu. Le jour J, une réunion flash matinale réunit tous les intervenants pour confirmer les derniers détails. Tous restent en liaison avec votre interlocuteur, garantissant rapidité et réactivité face aux imprévus. Après l’événement, votre interlocuteur compile vos retours, vous propose un compte-rendu et des pistes d’amélioration. Cette méthode assure cohérence, sérénité et qualité à chaque étape de votre projet.
Une approche personnalisée pour chaque événement
Chez Au Carré, nous ne faisons jamais deux fois le même événement. Ce n’est pas un hasard, c’est un choix assumé. Chaque entreprise, chaque message, chaque contexte mérite une réponse sur-mesure. Pour nous, un événement réussi, c’est avant tout un événement qui vous ressemble.
Dès les premiers échanges, nous prenons le temps de comprendre qui vous êtes, ce que vous voulez transmettre et dans quel cadre cela s’inscrit. Nous analysons votre culture, votre ton, vos objectifs, vos contraintes logistiques ou budgétaires. Puis, nous imaginons une proposition qui vous est propre, en cohérence avec votre image et vos ambitions.
Pas de concepts recyclés ni de scénarios déjà vus : chaque projet démarre d’une page blanche. Cela nous pousse à faire preuve de créativité, à trouver les formats, les animations, les ambiances et les détails qui feront la différence. Un lancement produit n’a pas la même énergie qu’une fête d’entreprise ou une conférence. Et même pour un même type d’événement, les approches varient en fonction de vos publics et de votre histoire comme nous l’avons vu plus tôt.
Cette recherche de singularité est ce qui rend nos événements authentiques, marquants et cohérents. Elle permet aussi à vos invités de vivre une expérience qui leur parle, qui les implique et qu’ils n’auront pas l’impression d’avoir déjà vécue ailleurs.
Chez Au Carré, on ne fait pas dans le standardisé. On conçoit avec vous, pour vous, et surtout à votre image.
Une expertise qui vous suit partout, même à l’international
Chez Au Carré, nous ne posons pas de limites géographiques à vos projets. Que votre événement se déroule à Lyon, à Marseille, à Paris ou à l’autre bout du monde, nous vous accompagnons partout où vous avez besoin de nous.
Nous avons déjà organisé des événements aux quatre coins de la France, mais aussi à l’étranger. Ce savoir-faire en mobilité nous permet d’adapter nos méthodes aux réalités locales, tout en maintenant notre exigence de qualité. Notre équipe sait composer avec différents fuseaux horaires, cultures, prestataires et langues, tout en gardant votre projet bien en main.
Pour garantir cette capacité à vous accompagner dans les meilleures conditions, nous sommes agréés et certifiées à la fois par Atout France et par l’APST (Association Professionnelle de Solidarité du Tourisme). Ces deux agréments sont de vrais gages de confiance :
– Atout France nous permet de vous accompagner partout dans le monde en nous reconnaissant comme tour opérateur.
– L’APST vous offre des garanties solides sur la bonne exécution de nos prestations, même à l’international.
Avec nous, vous avez un partenaire fiable, agile et prêt à vous suivre partout. Que ce soit pour un séminaire à Barcelone, un voyage d’équipe à Lisbonne ou un lancement produit à Bruxelles, nous sommes là, avec vous.
Témoignages clients :
La collaboration avec l’équipe Au Carré a été parfaite, dans une ambiance conviviale et toujours à l’écoute de nos besoins malgré les décalages multiples de l’évènement lié à la crise du Covid-19. Lors du jour J, tout s’est déroulé à la perfection selon ce qui était programmé avec un retour très positif de la part de nos clients/participants qui ont particulièrement apprécié la soirée proposée, ludique et très agréable autour d’une très bonne table. Merci encore
Au Carré nous accompagne sur notre évènementiel depuis la création de la société. A travers des soirées à thème et des séminaires d’entreprise. Tous les évènements ont été préparés et organisés de la meilleure des manières. Le retour d’expérience est clairement positif de la part de nos équipes. Merci à vous.
Notre collaboration avec l’agence « Au Carré » à l’occasion des 100 ans de notre groupe, pour une journée porte ouverte sur notre site de Meyzieu avec nos principaux clients a été un vrai succès !
Un grand merci à toute l’équipe pour votre disponibilité, votre professionnalisme et votre réactivité. Tout était => Au carré.
Votre bonne humeur rayonne sur vos projets !
Bonne continuation….
Dans le cadre professionnel, j’ai eu l’occasion de travailler avec Marie et Linda pour deux événements : un séminaire d’équipes qui a été magnifiquement organisé, cela a été ludique, festif et instructif.
Elles sont intervenues toujours sur le plan pro dans le cadre de l’organisation d’un événement au fort de Vaise pour 200 personnes. Cette journée a alterné le professionnel et le ludique et une fois encore cela a été extraordinaire, mémorable pour toutes mes équipes et ma direction.
À titre personnel j’ai donc fait appel à Marie et Linda pour une prestation d’anniversaire, et comme toujours …cela a été parfait !
En conclusion : des vraies pro ! Et surtout une sympathie inégalée
Bravo pour ce que vous faites !
Nous sommes également très satisfait de la réactivité sur des demandes de dernière minute ainsi que la disponibilité dont fait preuve l’équipe et nous apprécions tout particulièrement leur bienveillance