Organiser une inauguration

Créer votre événement professionnel : à coup sur une occasion afin de dynamiser vos employés

Le chef de projet est un véritable chef d’orchestre qui gère tous les aspects d’un événement de A à Z. Les sections suivantes fournissent des informations sur la manière d’organiser l’inauguration par « Au Carré ».

Du lundi au samedi de 8h à 19h

Par téléphone : au 06 48 09 03 97

Par email : contact@evenementaucarre.com

Définir l’événement avec le client

En tant que designer, il est important de définir l’événement avec votre client. Le client doit être impliqué dans le processus dès le début et avoir une idée claire de ce qu’il veut réaliser. Il est également essentiel qu’il connaisse le budget et les coûts associés avant que vous ne commenciez à travailler sur un projet. De cette façon, vous pouvez vous assurer qu’il n’y aura pas de surprises par la suite si quelque chose ne se passe pas comme prévu ou si vous devez dépenser plus d’argent que prévu.

Estimer le budget et les coûts associés.

La première chose à faire est d’estimer le budget de votre événement. Celui-ci comprend tous les coûts, y compris la location du personnel et du matériel, la restauration et le nettoyage. Vous devez également prévoir un fonds de réserve pour les dépenses imprévues qui pourraient survenir pendant la cérémonie d’inauguration. Une fois que vous aurez déterminé le coût total de la cérémonie d’inauguration, il vous sera plus facile de déterminer le nombre d’invités attendus à l’événement en utilisant notre tableau ci-dessous :

Établir une liste détaillée des services à fournir.

Vous devez élaborer une liste détaillée des services à fournir. Cette liste doit comprendre les éléments suivants :

• Le nombre d’invités que vous attendez, y compris les enfants et les parents âgés.
• Le type de lieu (intérieur ou extérieur).
• Une description de l’aspect que vous souhaitez donner à votre événement. Par exemple, si vous organisez une cérémonie en plein air le soir, suivie d’un dîner sous les étoiles avec de la musique live à 19 heures, cela nous donnera une idée du temps dont nous disposons pour l’installation avant l’arrivée des invités à 18 heures pour le cocktail suivi du dîner à 19 heures.

Choisir, réserver et coordonner le personnel pour l’événement (traiteurs, service de nettoyage, etc.).

Une fois le lieu choisi, vous pouvez commencer à sélectionner et à réserver votre personnel. Il s’agit là d’une partie importante de l’organisation d’une inauguration : les bonnes personnes sont essentielles à la réussite de l’événement.

La meilleure façon de commencer est de choisir une personne qui sera chargée de coordonner tout ce qui se passe pendant cette période. Cette personne doit être en mesure de gérer toute la communication avec les fournisseurs, les vendeurs et les prestataires de services, ainsi que de gérer efficacement leurs budgets afin qu’aucun argent ne soit gaspillé en dépenses inutiles ou en services trop chers pendant cette période de préparation (ou à tout autre moment).

Une fois que vous avez trouvé quelqu’un qui répond à ces critères – quelqu’un qui sait comment organiser des événements comme le vôtre – il est temps pour lui de faire son travail ! Votre organisateur d’événements doit travailler en étroite collaboration avec les autres membres du personnel, y compris les traiteurs (si nécessaire), les nettoyeurs, etc., en s’assurant qu’ils savent exactement ce qu’il faut faire avant le début de chaque étape, afin d’éviter tout problème lorsque tout le monde commencera à arriver à des heures différentes.

Organiser la location des équipements (son, lumière, mobilier, décoration, etc.).

• Organiser la location du matériel (son, lumière, mobilier, décoration, etc.).
• Sélectionnez le matériel nécessaire à votre événement.
• Réserver le matériel.
• Coordonner la livraison et l’enlèvement du matériel avec vos fournisseurs.

Envoyer les invitations aux personnes invitées à participer à l’événement.

Il est important d’envoyer des invitations aux personnes qui ont été invitées à participer à l’événement. Cela peut se faire par courrier électronique ou postal. L’invitation doit contenir toutes les informations nécessaires, telles que la date, l’heure, le lieu et le code vestimentaire. Il est également recommandé d’envoyer les invitations au moins 6 semaines avant l’événement afin que les invités aient suffisamment de temps pour organiser leur voyage et se préparer en conséquence.

Fournir un soutien logistique (transport, hébergement…) si nécessaire.

En tant que chef de projet, vous devez être en mesure de fournir un soutien logistique si nécessaire.

Vous devez être en mesure de fournir un soutien logistique pour l’événement.

Vous devrez fournir un soutien logistique pour l’inauguration du nouveau président de votre entreprise en assurant le transport et l’hébergement des personnes présentes.

Assurer le suivi quotidien de l’événement.

Vous serez chargé de veiller à ce que tous les services soient fournis et fonctionnent. Vous devez également vérifier que tous les équipements sont en place, qu’il s’agisse de chaises ou de microphones.

Vous devez vous assurer que tout est prêt pour l’événement lui-même ; cela inclut la vérification que le personnel est arrivé à l’heure et est habillé de manière appropriée pour une cérémonie d’inauguration. Enfin, vous devrez vous assurer que tout est prêt pour le lendemain – vous aurez donc besoin d’aide pour cela !

Le chef de projet est un véritable chef d’orchestre qui gère de A à Z tous les aspects d’un événement.

Le chef de projet est un véritable chef d’orchestre qui gère tous les aspects d’un événement de A à Z. Il est chargé de la préparation et de l’organisation logistique d’un événement pour un client, privé ou professionnel.

Le chef de projet doit être capable de gérer son équipe à tous les niveaux : de la gestion des sous-traitants à l’encadrement du personnel, de l’organisation de la logistique à la gestion des budgets… En bref, il est responsable de tout !

Conclusion

L’inauguration d’une association ou d’une entreprise est un moment important qui doit être organisé avec soin. Un chef de projet professionnel peut vous aider à organiser votre événement et s’assurer que tout se déroule comme prévu.